Приятного учета!
Казалось бы, какая автоматизация может быть в кафе или ресторане: главное — чтобы кухня была хорошая да цены приемлемые. Но почему-то к вашим конкурентам регулярно захаживают клиенты, а у вас — постоянные недостачи, у конкурентов — ассортимент блюд, который удовлетворит самого взыскательного гурмана, а у вас — проблемы с доставкой продуктов. Вся причина в том, что данная сфера услуг уже давно требует современного подхода к учету и управлению. В противном случае на этом быстрорастущем рынке не удержаться.
На предприятиях общественного питания решаются довольно специфические задачи. Так же как и в других сферах бизнеса, есть заказ от клиента, но выполнить его нужно в ограниченное время. Так же можно менять условия договоров, но заказы клиентов можно не только мгновенно изменить, но и мгновенно аннулировать. С автоматизацией бизнес-процессов появляется возможность значительно быстрее анализировать состояние ресурсов на таких предприятиях и оперативно принимать необходимые управленческие решения. Специфичность автоматизации общественного питания заключается в том, что в основном такие услуги предоставляют предприятия малого и среднего бизнеса. Самым большим опытом разработки автоматизированных систем для этого сегмента обладает корпорация «Парус».
Одно из подтверждений тому ее комплексное решение «Парус-Ресторан», разработанное для автоматизации финансово-хозяйственного учета на предприятиях, относящихся к сфере ресторанного бизнеса. А в интеграции с системой «Парус-Бухгалтерия» данное решение автоматизирует также бухгалтерский, налоговый и складской учет.
Заказ на сенсорном уровне
Как правило, каждая подобная система имеет две составляющих: фронт-офис1 и бэк-офис2. Фронт-офис позволят автоматизировать работу официантов, обеспечивая им индивидуальный доступ в программный комплекс. Здесь официант может оперативно зарегистрировать заказ клиента, распечатать этот заказ на кухонном принтере (с учетом индивидуальных вкусов заказчика). После выполнения также автоматически отпечатать для клиента счет (чек) на оплату заказа. Система позволяет регистрировать возврат денег.
1Фронт-офис — одна из функциональных частей информационной системы, реализуется на программном и аппаратном уровне. Как правило, выполняет функции регистрации операций.
2Бэк-офис — эта часть информационной системы выполняет, как правило, функции учета и анализа.
Аппаратная часть фронт-офиса системы «Парус-Ресторан» представлена ЭККА, фискальными регистраторами, сканерами штрих-кодов, электронными весами, кухонными и чековыми принтерами, POS-терминалами, сенсорными мониторами или карманными компьютерами, автоматизирующими учет и значительно упрощающими обслуживание клиентов. Удобный и простой графический интерфейс системы «Парус-Ресторан» позволяет работать ей в комплексе с любыми типами сенсорных мониторов (TouchScreen) и КПК. При работе с монитором Touch Screen существенно снижаются требования к уровню технической подготовки пользователей — работников предприятия, а также клиентов — при использовании этой системы в ресторанах самообслуживания. Работа с интерфейсом системы сводится к нажатию прямо на сенсорном мониторе TouchScreen или POS-терминале соответствующих кнопок.
Если на предприятии общественного питания по каким-либо причинам не используются сенсорные мониторы, система «Парус-Ресторан» позволяет организовать работу по вводу информации с помощью обычной клавиатуры. При этом остается возможность печатать и документы, и отчеты.
Для удобства обслуживания система «Парус-Ресторан» не только обеспечивает оформление заказа, что называется, одним пальцем, но и воспроизводит на сенсорном мониторе реальное расположение столиков в ресторане, указывая, какой из них занят или требует обслуживания. Система позволяет автоматизировать рабочее место администратора зала, с которого можно выполнять все действия, предусмотренные для официантов и кассиров, а также регистрировать в системе замену стола, официанта, обслуживающего клиента, удалять из системы заказы или позиции заказов с регистрацией причин удаления.
Бэк-офис на переднем крае учета
У бухгалтера в пищевой области особый статус. В его обязанности входит калькулирование блюд и продукции, расчет и списание себестоимости, проведение инвентаризации, выявление излишков и недостач, на его плечи возложен полный документооборот производственного учета. Вот почему профессия бухгалтера в этой области называется «бухгалтер-калькулятор». На многих предприятиях этой сферы услуг один бухгалтер выполняет как специфические «калькуляционные», так и стандартные учетные обязанности. Используя бэк-офис программного комплекса «Парус-Ресторан», он ведет справочник продуктов и журнал приготовленных блюд, формирует калькуляционные карты, списывает блюда с учетом разложения на продукты, формирует типовые меню и предварительные заказы на банкеты.
«Парус-Ресторан» позволяет бухгалтеру легко подготовить и отпечатать в установленной форме калькуляционные карты, словарь продуктов и цены на продукты питания. Кроме того, возможна печать меню на текущий и любой другой день, типовых меню и заказов, счетов клиентов и заказов на изготовление, а также меню-требований и актов реализации.
Кроме оплаты с печатью фискального чека, «Парус-Ресторан» делает возможной оплату по безналичному расчету, по кредитной или клубной карточке клиента, а также в кредит или в кредит на сотрудника. В случае когда система используется вместе с программным комплексом «Парус-Отель», возможно закрытие счета на номер, в котором проживает гость, с включением в оплату счета за номер суммы за питание в ресторане.
С помощью мощного инструментария «Парус-Ресторана» бухгалтер оперативно проанализирует следующие отчеты:
по счетам клиентов по разным критериям обслуживания и с печатью итогов; о реализации готовых блюд с итогами по местам реализации; о типах оплаты с итогами по местам реализации; об отказах от заказов с перечнем причин. 
Уникальные функциональные возможности системы «Парус-Ресторан» обеспечивают самостоятельную работу бэк-офиса вообще без фронт-офиса, если хозяин заведения ресторанного типа по каким-либо соображениям не может или не желает использовать сенсорные мониторы. При этом приготовленные блюда регистрируются или автоматизированно, или полностью автоматически, используя импорт непосредственно из кассового аппарата.
Бэк-офисный компонент системы «Парус-Ресторан» работает совместно с модулем «Парус-Бухгалтерия» и «Парус-Реализация и Склад». Это позволяет, кроме всех специфических «ресторанных» документов и отчетов, вести полномасштабный учет и отработку первичных бухгалтерских документов, регистрировать движение по всем счетам бухгалтерского и налогового учета. Взаимодействие с модулем «Парус-Бухгалтерия» обеспечит предприятие всей стандартной бухгалтерской и налоговой отчетностью.
Несмотря на то что системы «Парус-Ресторан», «Парус-Реализация и Склад» и «Парус-Бухгалтерия» могут работать как самостоятельные модули, максимальный уровень автоматизации ресторанного бизнеса достигается при совместном их использовании. Такой учетный «триумвират» создает единое информационное пространство для всех сотрудников (директора, бухгалтера, администратора, официантов и др.) и единую базу данных. В результате информация, заносимая в один модуль, автоматически доступна в другом.
Зачем нужен склад в ресторане
Модуль «Парус-Реализация и Склад» обеспечивает автоматизацию таких процессов, как учет и отработку входящих и исходящих первичных складских документов, учет ТМЦ с точностью до партий, упаковок, сроков годности, формирование аналитических отчетов по продажам, задолженности, прибыльности и рентабельности с построением графика. Кроме того, в данном модуле реализованы формирование более 15 видов товарных отчетов (каждый в разрезе нескольких параметров), автоматический расчет налогов и расчет цены списания по методам FIFO, LIFO, учетных цен, средних цен. Также «Парус-Реализация и Склад» позволяет формировать исходящие налоговые накладные, осуществлять связь с ЭККА, контроль оплаты товаров и услуг, ведение взаиморасчетов с поставщиками и клиентами путем создания ведомости взаиморасчетов с кредиторами и дебиторами. Такие процессы, как учет лимита кредитования при отгрузке, автоматическое и ручное резервирование товара, в т. ч. на конкретную партию, поддержка многих прайс-листов и учет комплектования и разукомплектования цен реализации, различающихся по тарифам, видам оплаты, видам отгрузки, тоже автоматизируются с помощью модуля «Парус-Реализация и Склад». Именно в этом модуле наиболее полно отражаются все товародвижения ресторана, от прихода на склад до учета остатков.
Система позволяет на основании тарифов рассчитывать цены реализации. Для этого используется словарь (аналог справочника) «Тарифы», в котором можно задавать как базовый тариф, так и устанавливать производные тарифы (например различные виды оплаты, отгрузки товаров и льгот).
С помощью системы бухгалтер осуществляет отработку в учете товарных документов, оплаченных счетов, накладных на отпуск, актов выполненных работ. Так, информация, хранящаяся в разделе «Цены реализации», определяет перечень товаров, которые могут быть включены в спецификации документов «Исходящие счета на оплату», «Накладные на отпуск» и «Исходящие налоговые накладные» и используются системой при расчете сумм этих документов.
При регистрации хозяйственных операций в системе используются формулы. С их помощью бухгалтер исчисляет суммы проводок в зависимости от оборотов и остатков на счетах (субсчетах), а также проводит предварительные исчисления на основании уже существующих учетных данных. Этот механизм используется также при регистрации операции с использованием образца, где система автоматически сначала вычислит значения всех функций, а затем подставит их в формулы и найдет суммы проводок операций. Механизм автоматического исчисления исходящих остатков по счетам за отчетный период запускается перед формированием и оборотного баланса, и Главной книги.
При закрытии учетного периода в системе предусмотрена возможность переноса на начало следующего месяца остатков трех видов: остатков средств по счетам; остатков по материальным ценностям и остатков дебиторско-кредиторской задолженности. При необходимости бухгалтер возвращается к любому месяцу и вносит исправления в учет. Система автоматически контролирует отсутствие расхождений в оборотах и остатках, а при обнаружении такой ситуации предупредит бухгалтера и предложит ему либо продолжить, либо отменить формирование отчета. После подготовки нужных отчетных документов и переноса остатков на начало следующего месяца бухгалтер сможет защитить от случайных изменений данные, относящиеся к закрытому учетному периоду, закрыв доступ для изменения из модуля «Администратор».
Эстафету принимает ресторанная бухгалтерия
Данные, заносимые в программу «Парус-Реализация и Склад», бухгалтер отрабатывает в модуле «Парус-Бухгалтерия». В свою очередь, информация, сформированная в модуле «Парус-Ресторан», отражается в программе «Парус-Бухгалтерия» и наоборот. Например, приход товара на склад заносится в программу «Парус-Реализация и Склад», с указанием количества и цены; после этого приходный документ отрабатывается в бухгалтерском учете. Затем в модуле «Парус-Ресторан» по данным бухгалтерского учета формируется отпускная цена блюд. И, наконец, происходит реализация готовой продукции и списание продуктов путем отработки документов в учете хозяйственных операций в модуле «Парус-Бухгалтерия».
Модуль «Бухгалтерский учет» построен на проверенной временем и тысячами пользователей концепции работы автоматизированной бухгалтерии. Он реализует набор необходимых функций для эффективной работы бухгалтерии ресторанного комплекса и позволяет вести полную бухгалтерскую отчетность, учет для нужд управления предприятием и предоставлять данные в вышестоящие организации для консолидированного учета.
Несмотря на то что ресторанная бухгалтерия — это специфический вид деятельности, модуль «Парус-Бухгалтерия» наиболее полно решает задачи бухгалтера предприятия такой направленности. Этот модуль для ресторанного комплекса обеспечивает такие функции, как формирование оборотных ведомостей, учет хозяйственных операций, учет и контроль движения ТМЦ. Кроме того, «Парус-Бухгалтерия» обеспечивает учет банка и кассы, основных средств, МНА, МБП и налоговый учет, а именно: учет входящих и исходящих налоговых накладных, реестр полученных и выданных налоговых накладных, учет налогового кредита и налоговых обязательств, валовых доходов и валовых расходов. Также в модуле «Парус-Бухгалтерия» реализовано формирование Главной книги различных ведомостей (движение средств по счетам, аналитическим и корреспондирующим счетам, движение материальных ценностей). Бухгалтеру не составит труда с помощью модуля создать практически любой отчет, в т. ч. утвержденные формы стандартной бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности и сдать их в формате *.xml.
Работая в программе, бухгалтер контролирует все счета клиентов, счета на оплату по безналичному расчету, которые были выставлены администратором в системе «Парус-Ресторан». Из этого модуля берется информация о списании продуктов, на основе которой бухгалтер составляет товарные отчеты.
Используя бэк-офис системы «Парус-Ресторан», бухгалтер формирует калькуляционные карты с учетом взаимозаменяемости продуктов. Для этого используется раздел «Список взаимозаменяемых продуктов» (в словаре «Продукты питания»), в котором указываются приоритеты заменяемых продуктов. В случае отсутствия того или иного продукта для приготовления блюда в калькуляционную карту автоматически вносится взаимозаменяемый продукт более высокого приоритета, который автоматически списывается. Такой механизм обеспечивает автоматическое формирование остатков на начало следующего месяца, что позволяет бухгалтеру оперативно контролировать движение товара и в подразделениях ресторана, и на складе.
Бухгалтер может самостоятельно инициировать проведение операций в учете. Для этого используется инструментарий «Отработка». С его помощью списываются ранее использованные продукты, проводится в учете реализация готовых блюд, учитываются другие хозяйственные операции.
Система «Парус-Бухгалтерия» позволяет бухгалтеру эффективно контролировать все учетные данные. При работе с разделом внутренних документов он формирует отчеты о выписанных документах (полный и итоговый), создает внутренние документы на основании входящей налоговой накладной, оборотные ведомости МЦ и печатает отчеты. Работая с картотекой малоценных необоротных активов, бухгалтер печатает следующие документы: «Опись инвентарных карточек», «Инвентарный список», «Инвентарная карточка».
Формируя оборотную ведомость движения по ТМЦ, можно автоматически распечатать ее, а также отчет по приходу (расходу) ТМЦ и сводную оборотную ведомость. С помощью ведомости расчетов с дебиторами (кредиторами) бухгалтер имеет возможность погашать дебиторскую (кредиторскую) задолженность путем создания как хозяйственных операций, так и платежного документа. При этом система позволяет просмотреть документы, которые стали основанием для возникновения дебиторско-кредиторской задолженности (договоры, акты).
Парус-Предприятие 7.40 — это:
комплексная система, которая включает ряд модулей, автоматизирующих актуальные задачи для любого предприятия (бухгалтерский учет, управление персоналом, расчет зарплаты, управление взаимоотношениями с клиентами и т. д.). Корпорация «Парус» выпускает также отраслевые решения: «Парус-Турагентство», «Парус-Отель», «Парус-Пропускной режим».